Framtidens kontor – en fråga som rör både lokalerna och individen
Kontoret är inte bara ett resultat, utan också en viktig process med individen i centrum. För att lyckas med framtida kontor krävs det att man involverar medarbetarna i kontorsanpassningen och skapar en gemensam vision, strategi och plan för hur kontoret ska utvecklas. Genom att inleda lokalförändringsresan med en behovsanalys med medföljande arbetsplatsstrategi och utformningsförslag har man goda förutsättningar för det fortsatta lokalprojektet, oavsett om det handlar om att anpassa befintliga lokaler eller söka nya.
Uppstart och workshop med ledning
Vi inleder med ett startmöte med beställare. Därefter föreslås en workshop á cirka 4 h med ledningsgruppen eller liknande ledningsfunktion med fokus att definiera förutsättningar, begräsningar och målbild för lokalanpassningen. Vi definierar även behov ur ett ledningsperspektiv utifrån bolagets strategiska plan och utveckling. Avslutningsvis diskuteras nuläge och behov kopplat till medarbetarnas förändringsresa – en viktig input för kommunikationen kring och upplägget av behovsanalysens aktiviteter som rör medarbetarna.
Inspirationsbetonat informationsmöte
Berörda medarbete bjuds in till ett informationsmöte á cirka 45-60 min där representant från ledning beskriver och understryker syfte och bakgrund, inklusive förutsättningar och begränsningar, till kommande lokalanpassning. Likaså målbild och värden som anpassningen syftar till att skapa – inte minst ur ett medarbetarperspektiv. Därefter beskrivs syfte och övergripande upplägg för behovsanalysen, särskilt viktigt för den kommande enkäten som medarbetarna kommer att besvara. Efter det får medarbetarna en inblick och spaning kopplat till kontorsutveckling, i syfte att inspirera med även höja kunskapsnivån kring begrepp och liknande som annars lätt kan skapa förvirring och oro i onödan. Medarbetarna erbjuds även möjligheten att ställa frågor.
Medarbetarenkät
En digital enkät tas fram med fokus på medarbetarnas dag på jobbet, där frågor anpassas och fastställs i samråd med beställaren. Detta görs utifrån ett kvalitetssäkrat och välbeprövat frågebatteri som Sweco tillhandahåller utöver själva enkätverktyget. Enkäten skickas ut via mail till alla berörda medarbetare och är en avgörande pusselbit till att definiera verksamhetens behov kopplat till lokalerna, men också för att sedermera kunna ta fram ett utformningsförslag för de anpassade lokalerna. Sweco sammanställer resultatet och redovisar detta för beställaren.
Djupintervjuer av nyckelpersoner
Som komplement till enkäten föreslås ett antal djupintervjuer där nyckelpersoner från verksamheten intervjuas. Här kartläggs behov kopplat till lokalen med möjlighet till fördjupning i frågeställningarna men även dialog kring nuläge och kommande förändringsresa ur ett medarbetarperspektiv. Intervjuerna kan genomföras på plats eller över Teams.
Behovsanalys – rapport
Utifrån workshop med ledning, enkäten och djupintervjuerna sätts en rapport samman där behov kopplat till lokalerna beskrivs och sammanfattas.
Utformningsförslag
Baserat på behovsanalysen tas ett utformningsförslag fram. Förslaget justeras vid behov i dialog med beställare. Utformningsförslaget är en A-ritning som kan användas för dialog med hyresvärden men också som underlag inför ombyggnation eller anpassning av lokalerna.
Sammanfattning – Behovsanalys inför kontorsförändring innefattar följande:
- Uppstart
- Workshop med ledningsgrupp
- Inspirationsföreläsning medarbetare
- Medarbetarenkät
- Djupintervjuer nyckelpersoner (10 st)
- Rapport med rekommendationer inför nästa steg
- Utformningsförslag av arkitekt
Varmt välkommen med din förfrågan!
