Effektiv digital förvaltning – ordning och reda på den digitala tekniska informationen
Informationsförvaltning som tjänst (IFT) ger er konkreta verktyg för att upprätthålla digitala tvillingar och hantera det obrutna informationsflödet. Tjänsten hjälper er även att säkerställa uppdaterade projekteringsanvisningar, vilket tydliggör den digitala kravställningen på projekten och dess uppföljning under projektets gång. Tjänsten kan bidra till att accelerera er digitala transformation, vilket skapar förutsättningar för smarta och effektiva digitala funktioner med stor nytta för verksamheten.
Tjänsten är involverad i byggprojektens alla skeden och hanterar ett antal uppgifter, såsom:
- Utbildning och support: Informerar och utbildar verksamheten om tillgängliga system och befintliga projekteringsanvisningar, exempelvis kravspecifikation samt CAD-/ eller BIM-manual.
- Projekthantering: Skapa projektytor, hantera CAD och startpaket, hantera användare, hantera in- & utlåning av handlingar samt hålla startmöten/utbildning.
- Granskning: Granskar handlingar vid skedesleveranser för att tidigt åtgärda eventuella brister avseende struktur och metadata.
- Projektavslut: Kvalitetssäkrar och avslutar projekt så att informationen i arkivet blir korrekt.
- Ajourhållning: Utför mindre revideringar av modellerna för att hålla verksamhetens digitala tvilling uppdaterad.
Tjänsten skräddarsys utifrån er som kunds behov. Detta kan se olika ut beroende på exempelvis storlek på fastighetsbeståndet, typ av fastigheter, antal projekt eller digital mognad. Tanken är att tjänsten ska fungera som en smidig lösning för att hålla ordning på digital teknisk information, även för de verksamheter som saknar egen kunskap om digital förvaltning.
Inom ramen för tjänsten kan även ett antal tilläggstjänster hanteras, exempelvis inhämtande av handlingar när en fastighet har rekvirerats eller skanning av fysiska handlingar.
Fördelar med Informationsförvaltning som tjänst (IFT) enligt våra kunder:
- Projekten hålls kvalitetssäkrade, vilket i sin tur skapar kvalitetssäkrad förvaltningsinformation.
- Verksamheten sparar tid och pengar eftersom digital information skapas, vilket möjliggör en effektiv förvaltning.
- Informationen som skapas kan dessutom användas som underlag inför kommande ombyggnationer.
Som uppstart av tjänsten genomförs i steg 1 en förstudie. Denna leder till upplägget för steg 2, som är själva utförandet av tjänsten.
Steg 1 – Förstudie – analys av verksamheten där vi går genom:
- Fastighetsbeståndet (bland annat antal fastigheter, antal kvm och typ av fastigheter – komplexitet avseende installationer).
- Projektportföljen (bland annat antal projekt, typ av projekt – underhålls-, ombyggnads- och nyproduktionsprojekt samt entreprenadtyp).
- Övriga parametrar som påverkar tjänstens utformning och omfattning.
Steg 2 – Informationsförvaltning som tjänst (IFT) – Här hanteras den digitala tekniska fastighets- och/eller anläggningsinformationen, med syfte att hålla den digitala tvillingen uppdaterad. Detta ingår i leveransen:
- Projektuppstart (exempelvis upplägg av användare, originalhandlingar som underlag samt uppdatering av projektprofil)
- Startmöte med projektorganisation
- Digitalt stöd i projekten (exempelvis hantering av användare, uppladdning av handlingar, hantering av mappar och behörigheter)
- Mottagandekontroll och mindre justeringar av inlevererade handlingar
- Projektavslut
- Digitalt arkiv- och förvaltningsstöd
- Upprätthållande av projekteringsanvisningar (CAD/BIM-manualer mm)
- Ajourhållning av handlingar och modeller
- Administration av projekt- och arkivsystem
Efter inledande förstudie sammanställs de parametrar som påverkar omfattning för tjänsten. En indikation på månadskostnad för tjänsten kan då tas fram. IFT prissätts vanligtvis med en månadsavgift, baserad på hur projektintensiv er verksamhet är. Det finns även möjlighet att få offertförslag för projektspecifika moment, vilket kan ses som separata insatser.
Varmt välkommen med er förfrågan!