Effektiv dokumentmigrering mellan system
Att framtidssäkra dokument och information är en väldigt vanlig anledning till behovet att migrera dokument från ett system till ett annat. Många gånger är källsystemet gammalt, har en begränsad kvarstående livslängd eller saknar kvarvarande support. För att undvika att behöva börja om från noll med ett nytt system, och för att kunna utnyttja den befintliga informationen, kan ni välja att migrera den data som redan finns i er organisation eller som rör er anläggning.
Genom att migrera med Swecos automatiserade verktyg får ni med er metadata och dokumentegenskaper tillhörande dokumenten. På så sätt slipper ni förlora värdefull information, exempelvis datum eller typ av dokument. Om dokumentegenskaperna behöver förändras (transformeras) innan de migreras in i målsystemet säkerställer vi det med anpassade processer utifrån era behov.
Migrering av dokument mellan system genomförs i två steg: en förstudie och själva migreringen.
Steg 1 – Förstudie – Innefattar en analys av informationen i källsystemet för att specificera hur själva migreringen ska genomföras. Under förstudien hanteras följande aspekter:
- Typ av källsystem.
- Tillgänglighet avseende dokument och tillhörande metadata i källsystemet.
- Tillgång till support för källsystemet.
- Antal dokument och hur dessa är strukturerade.
- Övriga parametrar som påverkar tjänstens utformning och omfattning.
Steg 2 – Migrering av dokument – Själva migreringen följer en metodik som kallas ETL: Extraktion, Transformation och Laddning.
- Extraktion: Dokumenten, med tillhörande relevanta metadata, på ett kontrollerat och repeterbart sätt tas ut (extraheras) från källsystemet.
- Transformering: De extraherade dokumenten bearbetas och förbereds för att laddas in i målsystemet utifrån systemets krav. Detta kan innebära exempelvis konvertering av format eller filtyp, metadata som behöver översättas eller konverteras samt komprimering av dokument. Här används verktyg som automatiserar transformeringen och därmed gör den snabb, effektiv och repeterbar, utan att manuell bearbetning krävs.
- Laddning: De extraherade och transformerade dokumenten, med transformerade metadata, laddas in i målsystemet. Ofta sker detta via något slags API som målsystemet erbjuder för maskinell inladdning av dokumentinformationen.
Genom att anlita Sweco för er dokumentmigrering får ni en partner med djup verksamhetsexpertis och digital kompetens. Vi ser till att er information överförs korrekt och att ni kan fortsätta använda era dokument och dess metadata.
Varmt välkommen med er förfrågan!
