Underlätta vardagen som VA-chef med anpassat årshjul
VA-verksamheten i kommunerna har ett brett och viktigt uppdrag som inkluderar planering och uppföljning för att uppfylla lagkrav och förväntningar på leverans av vatten- och avloppstjänster. Förutom VA-chefen kan även enhetschefer/driftchefer och strateger ha nytta av att kunna planera året och se när åtgärder bör planeras, genomföras och följas upp. Årshjulet riktar sig därför till hela verksamheten och anpassas efter tjänst, ansvarsområden samt önskad detaljgrad.
Ett syfte med årshjulet är att verksamheten ska ha möjlighet att uppfylla lagkrav, även vid byte av medarbetare och chefer. Årshjulet minskar då risken för att viktig information och kunskap går förlorad. För en ny chef utan bakgrund i VA-branschen fungerar årshjulet som en trygg hjälp för att planera året utifrån specifika VA-relaterade händelser.
Årshjulet behöver inte enbart omfatta VA-relaterade aktiviteter, utan även ekonomiska uppföljningar, personalhantering, verksamhetsutveckling och arbetet med den systematiska arbetsmiljön kan vara aktuella att ta med. Detta ger VA-chefen en överblick över perioder med hög arbetsbelastning för medarbetarna samt när det är något lägre. Genom att planera i vilken månad aktiviteter ska genomföras kan man därmed till viss mån styra arbetsbelastningen.
Årshjulet kopplas till aktuella lag- och myndighetskrav, med tydlig information om när aktiviteter ska utföras och vem som är ansvarig. Det är även möjligt att koppla till befintliga dokument i verksamheten, såsom egenkontroller och checklistor, för att stödja arbetet ytterligare.
Hur går arbetet med årshjulet till?
- Inledande möte: Vi börjar med ett möte för dialog om mallens upplägg för strategiska dokument, riskanalyser och aktiviteter i årshjulet. Om ni önskar vidare hjälp med anpassning utifrån er verksamhet och önskemål, går vi även igenom exempelvis verksamhetens tillstånd och befintliga dokument, avgränsningar samt annat relevant underlag.
- Avstämningsmöten: Utifrån behov bokas avstämningsmöten in för att samla in eventuell kompletterande bakgrundsinformation, för att årshjulet ska bli anpassat efter verksamhetens behov och önskemål. Det är lämpligt att åtminstone ett av mötena sker i workshopformat där berörda chefer inom VA-verksamheten deltar.
- Genomgång av underlag: Genomgång av de riskanalyser, strategiska dokument och tillstånd som behöver följas upp eller som kan vara bra att ha i en VA-verksamhet.
- Anpassning av årshjulet: Sweco tar fram förslag på verksamhetsanpassade strategiska dokument, riskanalyser, aktiviteter och ett tillhörande årshjul i excel. Detta presenteras på en workshop, där ni får ge era synpunkter.
- Justering och leverans: Dokumenten justeras utifrån inkomna synpunkter och levereras sedan i en slutlig version tillsammans med en PM innehållandes en instruktion för årlig uppdatering av årshjulet.
Ni avgör själva om ni vill ha hjälp längs hela eller delar av vägen fram till ett färdigt årshjul, med tillhörande översikt av strategiska dokument och riskanalyser levererat av Sweco. Det finns möjlighet att endast få tillgång till en mall med tillhörande instruktioner för framtagande av årshjulet samt ett möte med en erfaren konsult, men där ni sedan själva gör arbetet med insamling av information samt anpassningar av mallen.
Varmt välkommen med er förfrågan!
Vid behov kan Sweco även justera årshjulet till er årligen eller när behov uppstår.
